Retour d’expérience : comment nous avons gagné en efficacité et fait des économies !

Il y a un peu plus d’un an, nous avons partagé avec vous les outils que nous utilisions au sein de notre start-up pour l’administratif, la gestion de projet, la communication. En retombant sur cet article par hasard, nous nous sommes dit que ça valait le coup de faire une petite mise à jour car les choses ont pas mal évolué ces derniers mois : nous avons fait des économies et gagné en efficacité !

Administratif et comptabilité

Quickbooks : nous avons décidé d’arrêter de faire le travail en double avec notre expert comptable (classer deux fois toutes nos opérations). La prise en mains de Quickbooks n’est pas la plus intuitive (il faut quand-même maîtriser quelques notions de comptabilité) mais nous avons gagné en efficacité et fait des économies. L’outil est connecté avec nos comptes bancaires, nous pouvons classer les opérations automatiquement sans que l’expert-comptable soit obligé de refaire ce classement dans son propre logiciel, exporter des rapports personnalisés, pour suivre par exemple la trésorerie, et le connecter directement à la plateforme pour automatiser la facturation, grâce à son API. Le service de support est par ailleurs assez réactif et disponible. Précisons que nous avons conservé un expert-comptable, à qui nous avons ouvert un accès et qui valide notre comptabilité au fur et à mesure.

Listo : est un super outil de gestion de la paie pour les petites entreprises. L’équipe vous aide à paramétrer votre compte, ensuite vous générez vous-mêmes vos bulletins de salaire en un clic quand vous voulez et les déclarations sociales se font automatiquement. On gagne du temps et de l’argent ! C’est aussi l’entreprise qui a battu le record de levées de fonds en royalties sur WEDOGOOD.co !

Gestion de projet et communication interne

Asana Forever ! Nous sommes toujours de grands fans d’Asana, on ne pourrait plus vivre sans. C’est le seul outil qui permet à chacun d’avoir une vision globale de sa liste de tâches, de la liste de tâches liées à un projet en particulier et d’avoir une modularité quasi illimitée dans la manière de suivre les projets. Nous l’utilisons toujours pour l’ordre du jour de nos points d’équipe et pour suivre nos clients. Nous avons par ailleurs de plus en plus de projets type (recrutement, nouveau client, nouveau projet interne…), ce qui nous fait gagner énormément en clarté des process et en temps. De nouvelles fonctionnalités sont ajoutées régulièrement et, vu leur dernière vidéo, nous pensons l’utiliser encore longtemps !

Airtable : Un nouvel outil assez puissant et ergonomique de gestion de base de données que nous avons adopté cette année pour faire plus facilement le lien entre nos différentes cibles, les pages du site, les mots-clés sur lesquels nous souhaitons être référencés… Nous n’avons pas encore exploité tout le potentiel d’Airtable, mais nous avons clairement moins de tableaux dispersés un peu partout.

RealtimeBoard : une autre belle découverte de l’année, un plan de travail hyper souple, extensible quasiment à l’infini, qui nous permet de visualiser différents process, l’arborescence du site, des parcours utilisateur…

Sinon, nous sommes toujours aussi sur Google Drive mais Asana a remplacé une partie des usages. Nous avons par ailleurs un wiki interne qui est utilisé pour décrire les process validés, ainsi que pour rassembler toutes les informations utiles pour bien travailler chez WE DO GOOD. Après un petit comparatif des différents outils de wiki, nous avons choisi Dokuwiki pour sa simplicité d’utilisation et de personnalisation, ainsi que pour le fait de pouvoir rendre une partie du wiki publique (documentation pour des partenaires et prestataires, par exemple).

Nous utilisons également toujours Slack, mais certaines conversations liées à des projets en cours ou au support ont été déplacées sur Asana. Slack reste néanmoins toujours un outil indispensable pour éviter la démultiplication de mails internes !

Commercial et communication

ProsperWorks : nous avons testé de nombreux CRM sans avoir jamais trouvé celui qui correspondait vraiment à nos besoins (gérer efficacement différentes pipelines de prospects, nos partenaires et prescripteurs, des contacts de journalistes, et ne pas jongler entre les onglets de notre navigateur). Avec ProsperWorks nous avons trouvé tout ça, avec une super intégration à Gmail, qui nous permet de tout suivre à partir de notre boîte mail.

SendinBlue : nous l’avons définitivement adopté malgré notre attachement initial à Mailchimp, pour son prix et la gestion des SMS ! Nous avons mis en place une automatisation des mails de la plateforme avec l’intégration de leur API.

Pour la gestion des réseaux sociaux, nous utilisons toujours Tweetdeck au quotidien pour de la veille et suivre l’activité de nos clients et partenaires, par contre nous utilisons de moins en moins Buffer car notre planning de publications est plutôt intégré à Asana (souvent les publications sont liées à des projets en cours, cela nous semble donc plus intuitif).

Typeform : nous avons souscrit à un abonnement payant car finalement nous l’utilisons beaucoup plus que prévu (et plus du tout Google Forms), notamment car son intégration avec Stripe permet de créer des formulaires de paiement agréables et modulables pour nos clients.

Canva : nous l’utilisons toujours pour réaliser de visuels sans nous prendre la tête. Nous cherchons les photos sur Every Pixel, un moteur de recherche qui permet de chercher des photos en licence libre est qui est très complet.